séptima junta

Acta de Reunión – Reunión #7

Fecha: abril 18, 2009

Lugar: Parque Morelos, Tijuana.

Personas presentes: Verónica M., Osmín T., Sarahí, Edgar N., Ramón M. y esposa.

Puntos tratados:

1.- Membrecía de manada y asistencia

2.-Necesidades

3.-Presupuesto y cotizaciones

4.-Otros

5.- Tareas

1.- Membrecía de manada y asistencia:

Ensenada			Mexicali				Tijuana
Grupo	Adultos	Niños	Grupo	Adultos		Niños	Grupo	Adultos	Niños
1	2	8	2	1		13	1	2	12
5	2	8	13	2		10	2	3	18
6	3	25					3	4	18
							7	6	50
							8	4	35
							9	3	20
							10	2	13
							15	2	8
							21	1	8
Adultos = 37					Niños = 245

-Según cálculos de Ramón, la posible asistencia sería de 200 niños y 30 adultos.

-Para el cálculo de asistencia se debe restar un 30% de la membrecía total.

2.- Necesidades:

-Se necesita disponer del presupuesto para gastos de material, gasolina

-Es urgente hacer la invitación. Se debe mandar la información a Ramón (Precio, lo que incluye, lugar y ambientación). Ramón mandará la información a los jefes de grupo inmediatamente. Edgar confirmará con los jefes de Manada.

3.- Presupuesto y cotizaciones:

-Verónica describió el presupuesto elaborado por el comité organizador.

-El precio del parche ($44.00) es alto. Ramón conseguirá un contacto en Puebla, donde es posible conseguir un precio de $9.00 por escudo.

-Para la elaboración de los pines se sugiere cotizar en un lugar del centro (Puebla, DF, Guadalajara, etc…)

-Posible cotización de comida es de $160.00 + IVA = $176.00

-Discutir/revisar asunto relacionado con el transporte del agua potable, para no gastar mucho.

-Una buena opción para alimentar al STAFF y no elevar el precio del campamento es cobrarles la mitad de la comida y regalarles el escudo del evento; ellos preferirán recibir un parche del evento como reconocimiento. Además sale más económico darles un parche del evento que darles de comer.

-El presupuesto para alimentar al STAFF sería de $7,400.00 aprox. ($176.00 x 40 personas)

-Buscar leña a buen precio o conseguir regalada si es posible. (pinos de navidad)

-Falta contemplar en el presupuesto pulseras (de papel) para identificar a los registrados en el campamento y además servirán para controlar los alimentos. Edgar investigará si se les puede hacer una impresión a las pulseras.

-El presupuesto que se asignó por campo ($800.00) se cree que es poco. En el rally de Tijuana se asignó un presupuesto de $1,000 por grupo, cada campo se organizó por dos grupos.

-Se debe elaborar un presupuesto muy desglosado, material exacto por base y el precio de cada artículo. Parecido a lo que ya se hizo.

-Una opción para abaratar el precio del campamento es quitar la comida y que cada manada se organice.

-Es muy IMPORTANTE pedir factura para todo gasto que se haga. Gasto no facturado NO se podrá comprobar.

-La cuota del parque ecoturístico “Siñaw Kuatay” de $1,000.00 entra en los gastos no facturables

-De los gastos totales (de provincia) solo el 6% pueden ser no facturables.

-La primer partida de presupuesto será de $10,000.00

4.- Otros:

-Los parches del evento deben pedirse con un mes de anticipación.

-Es muy importante dejar en claro que no habrá registros el día del evento.

-El tiempo de pre-registro debe ser de 30 días previos al registro, a su vez el registro debe tener un tiempo de 40 días previos al evento.

-Los antiguos scouts pueden ser muy útiles ya que muchas veces tienen más deseo de ayudar incluso aunque tengan que pagar una cuota.

-Los colaboradores scouts (papás y antiguos scouts) que no estén registrados pueden participar, siempre y cuando no porten uniforme Scout; en este caso portaran el disfraz del evento.

-Una buena idea es mandar a dos representantes del evento disfrazados para que entreguen la invitación personalmente a las manadas. Esto motivará mucho la participación.

5.- Tareas:

-Mandar convocatoria (austera) a Ramón y que él la distribuya (URGENTE).

-Cotizar escudos (y pines) en Puebla.

-Mandar un posible menú a Ramón o Edgar para que nos coticen y/o ver que pueden ofrecernos por un precio establecido