novena junta

Acta de reunión – Reunion #9

Fecha: mayo 9, 2009

Lugar: San Antonio Necua

Personas presentes: Verónica M.; Edgar Nava; Osmín T.; Sarahí de Canela, Alfonzo; Jonathan Cruz;

Fecha de la próxima junta: Lunes 11 de mayo

Puntos tratados:

1.- Logística

2.- Ambientación

3.-Convocatoria e invitación

4.-Actividades

5.- Otros

6.- Tareas

1.- Logística

-Habrá 6-8 bases por campo.

-Solamente se aceptaran caminantes y rovers en el STAFF, además de scouters y padres de apoyo.

-Jonathan y Alfonzo conseguirán apoyo de otros rovers de la provincia.

-Los requisitos para los rovers que quieran participar:

a) Completamente voluntario.

b) Mucho espíritu de participación

c) Caracterización

d) Asegurar su participación (que no vaya a cancelar a última hora)

-Cargos y Funciones necesarias:

a) Jefe de Campo General: debe revisar que se cumplan los horarios del programa; coordinara a los 3 jefes de campo de actividades.

b) Jefes de Campo Narnia, Terabithia y Spiderwick: coordinaran a los encargados de cada base, según su campo; revisarán que se cuente con todo el material; reportaran cualquier necesidad al jefe de campo general o al comité organizador en su defecto.

c) Encargado de estacionamiento: coordinara y revisará que los vehículos se estacionen adecuadamente y en el lugar designado.

d) Encargado de limpieza: coordinara a su equipo para mantener limpias las diferentes áreas del campamento, en especial los baños.

g) Jefe de área de acampado: Dará la bienvenida a los participantes y les asignará el lugar de acampado. Así mismo se encargará de la seguridad en el área de acampado.

h) Encargado de la fogata: preparará la fogata y el material extra que pueda necesitarse.

i) Jurado de disfraces: Calificarán los disfraces durante el sábado, cuando aun están completos.

j) Registros: Revisará las fichas de registro para que no ingresen más niños (de cada manada) de los registrados. En caso necesario se cobrará un precio superior a los $350.00 por cada niño no registrado. Se coordinará con el secretario/tesorero de Provincia.

k) Comité organizador: En coordinación con los respectivos comisionados de Provincia revisarán el correcto funcionamiento del campamento y cada una de sus áreas.

l) Servicio médico: T.U.M.’s, encargados de los primeros auxilios en campamento.

- Cada Jefe de Campo de Actividades se encargará de conseguir los radios necesarios para su gente.

-Elaborar flechas que señalen el camino a seguir: a la derecha (x5); a la izquierda (x2); derecho (x10). Llevarán el escudo del rally. Edgar se encargará de hacerlos.

-Hacer una lista de materiales por base, campo, campamento, etc. Esto permitirá comprar al mayoreo y ahorrar dinero y tiempo. Es importante EVITAR las compras de último momento, generan gastos innecesarios.

2.- Ambientación

-Ambientación de cada campo:

a) campo pista comando: Mundo Mágico de Terabithia (coordinador: Alfonzo; grupo 6)

b) campo de técnicas: Crónicas de Spiderwick (coordinador: Omar L.; grupo 1)

c) campo de competencias: Crónicas de Narnia I (coordinador: Jonathan C.; grupo 6)

-La película de Terabithia tiene ambientación limitada; no importa que los disfraces se repitan.

-El disfraz se utilizará ambos días o en su defecto se hará un sondeo entre los scouters de manada para ver la mejor opción.

-En la próxima junta se abordará el tema de representación durante la inauguración.

3.-Convocatoria e invitación

-Escribir en la convocatoria sobre la premiación del disfraz.

-Edgar enviará el Formato de Registro para el evento.

-Colocar en la convocatoria los datos de Verónica y Edgar para resolver dudas entre los dirigentes de manada.

-Edgar enviará el 1er comunicado, segundo comunicado, ficha de registro y mapa para llegar al lugar.

-Edgar hará el diseño de la invitación y la enviará a Verónica.

-La invitación llevará el dibujo del libro de Spiderwick. El reconocimiento llevará el dibujo del mapa de Narnia.

Libro de Spiderwick

Mapa de Narnia

4.-Actividades

-Para cada una de las bases debe elaborarse una ficha REME, ahí se determinarán los objetivos, material, personas requeridas.

5.- Otros

-Poner en el centro eco-turístico el aviso de que “los días 27 y 28 de junio el parque estará cerrado al público”. Pedir permiso previamente.

-El kit que se entregue a cada participante llevará el escudo del evento y la pulsera para control de alimentos.

-Pedir a Yukío que se comunique con Silvia M. para detalles del servicio de comida y pedir que se baje la cantidad de dinero que se dará como enganche del servicio. Además preguntar ¿con cuanto tiempo de anticipación puede modificarse/aumentarse el número de platillos?. El precio incluye platos y cubiertos o estos se pedirán a los niños (pienso que es importante si queremos disminuir el costo del servicio).

-Se hizo entrega del primer cheque por parte de Provincia, por la cantidad de $12,000. M.N.

6.- Tareas

-Verónica pedirá a Yukio que se comunique con Silvia M. para detalles de la comida.

-Los jefes de cada campo deberán elaborar para próxima junta la ficha REME de cada base, especificarán los objetivos, material, personas requeridas.

-Definir tareas y funciones, así mismo conseguir las personas para encargarse de cada una de aquellas.

-Hacer sondeo entre los scouters de manada para ver la cuestión del disfraz: ¿se usará un día o los dos?

-Edgar enviará comunicados/convocatoría sobre el rally, mapa para llegar al lugar y hoja de registro al evento.

-Colocar letrero en el parque avisando que tales días estará cerrado.

-Edgar hará el diseño de las invitaciones tomando como diseño el libro de Spiderwick.