Ficha de registro para los colaboradores de clan

aquí va la ficha de depósito para los colaboradores de clan

reunion No. 11

Acta de reunión – Reunion #11

Fecha: mayo 11, 2009

Lugar: casa de Verónica M.

Personas presentes: Verónica M.; Osmín T.; Sarahí de Canela, Alfonso; Jonathan Cruz;

Fecha de la próxima junta: viernes 15 de mayo

Puntos tratados:

1.- Fichas REME

2.- Personas para STAFF: tareas y funciones

3.- Cuota para el STAFF

3.- Equipo para ambientación por campos

4.-Otros

5.- Tareas

1.- Fichas REME

-Mandar formato de fichas REME a Jonathan y Alfonso para que hagan el llenado.

-Deberan entregarse el lunes 18.

2.- Personas para STAFF: tareas y funciones

-Las tareas y funciones aparecen abajo. Enseguida aparecen las personas que cubrirán cada función. En algunos casos aparece el nombre de la persona sugerida, sin embargo se debe confirmar si la persona puede comprometerse con la tarea.

3.- Cuota para el STAFF

Se tiene contemplado a 60 personas para el STAFF. El servicio de alimento incluye 40 comidas gratis para el STAFF, por lo tanto solo se pagaran 20 comidas extras. De esta manera, a cada colaborador de STAFF se le cobrará $50.00 de comida únicamente. Ese pago incluirá las 4 comidas y el escudo del evento.

20 comidas extras x $140.00 = $2,800.00 à $2800.00 entre 60 participantes = $46.00 El pago se redondeará a $50.00 por participante

3.- Equipo para ambientación por campos:

a) Narnia:

+Copos de Nieve de cartón

+Wata o guata para simular la nieve (10 mts)

+Pintura blanca

+Pintura negra

+Grapas

+Piola: Sarahí

+Ropero de cartón: Osmín conseguirá el cartón.

+Engrapadoras: Verónica, Sarahí y Osmín.

+Marcadores

+Palo de escoba para el ropero: Osmín

+Abrigos: todos.

+Trineo de cartón y pintura o papel metálico.

+Brillantina

b) Spiderwick:

+Fachada de la casa, de cartón.

+Rollos de papel (para los hongos que circundan la casa): todos.

+Globos (para los hongos)

+Periódico (todos)

+Pintura

+Libro de cartón

+Hojas para el libro: Verónica

+Cartón

+Baul: Osmín

+Jaula de ornamento: Osmín

c)Terabithia:

+llaves metálicas: todos

+Piñas de pino: todos

+Puente de entrada (Madera, tarimas, pallets)

+Sonidos de viento, timbres de viento.

4.-Otros

-Cada jefe de campo deberá conseguir radios para su gente. Las pilas se comprarán con dinero del evento.

-Quedó pendiente discutir sobre el sistema para calificar los campos y sobre la representación que se hará al inicio del evento.

5.- Tareas

-Pagar a San Antonio Necua $500.00 y pedir recibo o preguntar si expiden facturas.

-Verónica dio a Osmín los $500.00 y se entregó un recibo como comprobante.

Reunion No. 10

Acta de reunión – Reunion #10

Fecha: mayo , 2009

Lugar: Café Internet, Miramar y calle 12

Personas presentes: Verónica M.; Osmín T.; Sarahí de Canela

Fecha de la próxima junta:

Puntos tratados:

1.- Elección del escudo del evento

2.- Material y presupuesto

3.-Cotización de alimentos

4.-Otros

5.- Tareas

1.- Elección del escudo del evento

-Yukiko mandó 5 diseños para el escudo.

-Se optó por el diseño #1, con algunas modificaciones: resaltar “2009” y ponerle un contorno a las tres hojas; agregar la palabra “provincia B.C.” debajo de Ensenada. Los demás elementos quedan intactos. Se mandará cotizar a Logomundo, en Puebla.

2.- Material y presupuesto

-El presupuesto utilizado para el rally de manadas en Tijuana fue de $2000.00 x campo

($1000.00 x grupo y dos grupos por campo)

-Hay que considerar que el material que se compre pasará a ser parte de la provincia.

-¿Contamos con algún material en la provincia, adquirido en los rally’s o eventos pasados?

-No se ha contemplado en el presupuesto dinero para servicios de limpieza. He aquí material necesario:

+papal de baño (48 rollos x $180.00)

+bolsas de plástico (talvez Obras y Servicios Públicos pueda donar algunas)

+escobas y trapeador

+Jabón y esponjas ….$50.00

+cloro y Pinol…………..$70.00

-Se calculo una cantidad (aprox) de $800.00 para artículos de limpieza.

-Para el pago del Centro Ecoturístico, preguntar si expiden algún tipo de recibo membretado o sello membrete, de lo contrario Verónica puede mandar a hacer uno.

-Se busco la opción de otorgar a los participantes una pulsera de papel encerado con la cual podrán recibir sus alimentos. Se estuvieron buscando algunas opciones:

+En impresos Bahía (Ave. México entre Diamante y Delante) se pueden comprar por un precio aprox. De $2.00 c/u.

+Verónica cotizó en otro lugar las pulseras + impresión a un precio de $3.00 c/u.

3.-Cotización de alimentos

-Silvia M., de Mexicali será la encargada de la alimentación. Quedó acordado que el servicio de alimentos costará $140.00 por participante; además, por esa cantidad puede incluir a 40 participantes de STAFF (extras, sin costo)

4.- Diseño de convocatoria

-Yukiko envió el diseño de la invitación:

-A la que se le agregará un poco de información, como:

Próximamente / Falta poco tiempo / 27 y 28 de junio / Ahora en Ensenada B.C. / Prepárate para la diversión / Te sugerimos ver con tu manada “el mundo mágico de Terabithi”, “Las crónicas de Narnia” y “Spiderwick”.

-Se le enviará a Yukiko para que incluya el texto en la imagen, aunque queda poco tiempo y ella tiene mucho trabajo.

Escudo del rally

Escudo del rally de manadas 2009.

Programa General del Rally

novena junta

Acta de reunión – Reunion #9

Fecha: mayo 9, 2009

Lugar: San Antonio Necua

Personas presentes: Verónica M.; Edgar Nava; Osmín T.; Sarahí de Canela, Alfonzo; Jonathan Cruz;

Fecha de la próxima junta: Lunes 11 de mayo

Puntos tratados:

1.- Logística

2.- Ambientación

3.-Convocatoria e invitación

4.-Actividades

5.- Otros

6.- Tareas

1.- Logística

-Habrá 6-8 bases por campo.

-Solamente se aceptaran caminantes y rovers en el STAFF, además de scouters y padres de apoyo.

-Jonathan y Alfonzo conseguirán apoyo de otros rovers de la provincia.

-Los requisitos para los rovers que quieran participar:

a) Completamente voluntario.

b) Mucho espíritu de participación

c) Caracterización

d) Asegurar su participación (que no vaya a cancelar a última hora)

-Cargos y Funciones necesarias:

a) Jefe de Campo General: debe revisar que se cumplan los horarios del programa; coordinara a los 3 jefes de campo de actividades.

b) Jefes de Campo Narnia, Terabithia y Spiderwick: coordinaran a los encargados de cada base, según su campo; revisarán que se cuente con todo el material; reportaran cualquier necesidad al jefe de campo general o al comité organizador en su defecto.

c) Encargado de estacionamiento: coordinara y revisará que los vehículos se estacionen adecuadamente y en el lugar designado.

d) Encargado de limpieza: coordinara a su equipo para mantener limpias las diferentes áreas del campamento, en especial los baños.

g) Jefe de área de acampado: Dará la bienvenida a los participantes y les asignará el lugar de acampado. Así mismo se encargará de la seguridad en el área de acampado.

h) Encargado de la fogata: preparará la fogata y el material extra que pueda necesitarse.

i) Jurado de disfraces: Calificarán los disfraces durante el sábado, cuando aun están completos.

j) Registros: Revisará las fichas de registro para que no ingresen más niños (de cada manada) de los registrados. En caso necesario se cobrará un precio superior a los $350.00 por cada niño no registrado. Se coordinará con el secretario/tesorero de Provincia.

k) Comité organizador: En coordinación con los respectivos comisionados de Provincia revisarán el correcto funcionamiento del campamento y cada una de sus áreas.

l) Servicio médico: T.U.M.’s, encargados de los primeros auxilios en campamento.

- Cada Jefe de Campo de Actividades se encargará de conseguir los radios necesarios para su gente.

-Elaborar flechas que señalen el camino a seguir: a la derecha (x5); a la izquierda (x2); derecho (x10). Llevarán el escudo del rally. Edgar se encargará de hacerlos.

-Hacer una lista de materiales por base, campo, campamento, etc. Esto permitirá comprar al mayoreo y ahorrar dinero y tiempo. Es importante EVITAR las compras de último momento, generan gastos innecesarios.

2.- Ambientación

-Ambientación de cada campo:

a) campo pista comando: Mundo Mágico de Terabithia (coordinador: Alfonzo; grupo 6)

b) campo de técnicas: Crónicas de Spiderwick (coordinador: Omar L.; grupo 1)

c) campo de competencias: Crónicas de Narnia I (coordinador: Jonathan C.; grupo 6)

-La película de Terabithia tiene ambientación limitada; no importa que los disfraces se repitan.

-El disfraz se utilizará ambos días o en su defecto se hará un sondeo entre los scouters de manada para ver la mejor opción.

-En la próxima junta se abordará el tema de representación durante la inauguración.

3.-Convocatoria e invitación

-Escribir en la convocatoria sobre la premiación del disfraz.

-Edgar enviará el Formato de Registro para el evento.

-Colocar en la convocatoria los datos de Verónica y Edgar para resolver dudas entre los dirigentes de manada.

-Edgar enviará el 1er comunicado, segundo comunicado, ficha de registro y mapa para llegar al lugar.

-Edgar hará el diseño de la invitación y la enviará a Verónica.

-La invitación llevará el dibujo del libro de Spiderwick. El reconocimiento llevará el dibujo del mapa de Narnia.

Libro de Spiderwick

Mapa de Narnia

4.-Actividades

-Para cada una de las bases debe elaborarse una ficha REME, ahí se determinarán los objetivos, material, personas requeridas.

5.- Otros

-Poner en el centro eco-turístico el aviso de que “los días 27 y 28 de junio el parque estará cerrado al público”. Pedir permiso previamente.

-El kit que se entregue a cada participante llevará el escudo del evento y la pulsera para control de alimentos.

-Pedir a Yukío que se comunique con Silvia M. para detalles del servicio de comida y pedir que se baje la cantidad de dinero que se dará como enganche del servicio. Además preguntar ¿con cuanto tiempo de anticipación puede modificarse/aumentarse el número de platillos?. El precio incluye platos y cubiertos o estos se pedirán a los niños (pienso que es importante si queremos disminuir el costo del servicio).

-Se hizo entrega del primer cheque por parte de Provincia, por la cantidad de $12,000. M.N.

6.- Tareas

-Verónica pedirá a Yukio que se comunique con Silvia M. para detalles de la comida.

-Los jefes de cada campo deberán elaborar para próxima junta la ficha REME de cada base, especificarán los objetivos, material, personas requeridas.

-Definir tareas y funciones, así mismo conseguir las personas para encargarse de cada una de aquellas.

-Hacer sondeo entre los scouters de manada para ver la cuestión del disfraz: ¿se usará un día o los dos?

-Edgar enviará comunicados/convocatoría sobre el rally, mapa para llegar al lugar y hoja de registro al evento.

-Colocar letrero en el parque avisando que tales días estará cerrado.

-Edgar hará el diseño de las invitaciones tomando como diseño el libro de Spiderwick.